طريقة إنشاء توقيع الكتروني لرسائلك

اليكم الدرس الثاني من سلسلة دروس الاوتلوك 2003

هل استلمت من قبل خطابًا أو رسالة بريد إلكتروني بدون توقيع؟ هل شعرت بالضيق لنقص شيئًا ما؟ ربما. يفضل البعض استخدام البريد الإلكتروني لكتابة الملاحظات السريعة للآخرين وربما يشعر بعدم أهمية التوقيع. يستطيع المستلم عادةً معرفة مرسل البريد الإلكتروني.
ولكن مع اعتمادنا بصورة أكبر على البريد الإلكتروني في العمل والأمور الشخصية، أصبح من المهم معرفة شيء عن الأشخاص الذين نراسلهم. تلعب تواقيع البريد الإلكتروني دورًا في توفير معلومات الاتصال وتحديد طابع الرسائل. وقد تكون التواقيع أيضًا أداة تسويق فعّالة.
ويعد التوقيع مظهرًا معتادًا وأساسيًا من مظاهر الاتصال الذي أصبحنا نتوقعه ونقدره. ويضيف التوقيع لمسة خاصة وطابع الجدية. ومثل الأشخاص فإن كل توقيع يكون فريدا.
امنح رسائل البريد الإلكتروني اللمسة الاحترافية أو الطابع الشخصي بتعلم كيفية إنشاء وإدارة تواقيع البريد الإلكتروني باستخدام Microsoft Outlook.
يتم إضافة توقيع البريد الإلكتروني في نهاية الرسالة كما يحدث في نهاية الخطاب. ولكن تقدم التواقيع في عالم البريد الإلكتروني المزيد من الإمكانيات التي تفوق تلك التي توفرها تواقيع الخطابات.
يمكن أن يكون للتواقيع وظائف مختلفة كما أنها تترك انطباعات مختلفة تبعًا لنوع المراسلة الذي تقوم به. ربما تحتاج إلى استخدام الأسلوب غير الرسمي عند مراسلة الأصدقاء والأسرة عبر البريد الإلكتروني، في حين تتطلب مراسلات العمل الأسلوب الرسمي في الخطابات.
تعد الخاتمة من أكثر العناصر المألوفة في التوقيع، ومنها على سبيل المثال: "المخلص" و"مع أطيب الأمنيات" و"لكم جزيل الشكر". ويعتمد اختيار الخاتمة على طابع الرسالة.

يمكن أن يشتمل التوقيع على الطابع والنمط المناسب للرسالة ويمكن أن يشتمل التوقيع على معلومات خاصة بك وذلك بالإضافة إلى الخاتمة. ومرة أخرى يعتمد الأمر على نوع المراسلة. يفضل العديد من المحترفين تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالعمل لكي يستطيع العملاء والشركاء في العمل الوصول إليهم بسهولة. وبالإضافة إلى ذلك قد يشتمل التوقيع على رسالة تسويق أو حتى اقتباس مفضل للتعبير عن الفكاهة أو القيم الشخصية. فقط تذكر أنه يفضل الاختصار بقدر الإمكان. فلا يجب إزعاج مستلم الرسالة بالتوقيع الطويل والمشتت للانتباه إلى حد ما وبخاصة هؤلاء الذين يتم مراسلتهم بصفة منتظمة. لذا تجنب إضافة تعليقاتك المفضلة إلى التوقيع.
يمكن أن تشتمل المعلومات في توقيع البريد الإلكتروني على:

1.الاسم
2.اللقب
3.عنوان وهاتف العمل
4.عنوان البريد الإلكتروني
5.عنوان ويب
6.رسالة تسويق أو اقتباس مفضل
7.رسم أو صورة أو صوت

يجب عليك أن تضع المتلقي في اعتبارك قبل الإفصاح عن أية معلومات حساسة مثل العنوان والهاتف الشخصي. فأنت بالطبع لا ترغب في تلقي مكالمات غير متوقعة من الغرباء.

يجب أن تكون التواقيع جذابة
وسهلة الفحص وتقدم معلومات.
كما في المثال

والآن ستتعرف على كيفية إنشاء توقيع وجعل Outlook يقوم بتطبيقه تلقائيًا على الرسائل. لا يستغرق إنشاء التوقيع الكثير من الوقت. بل يعتمد الأمر حقًا على إذا ما كنت تريد التوقيع عاديًا فاخرًا. اجعله عاديًا الآن وافترض أنك تقوم بإنشاء توقيع أساسي يشتمل على ارتباط تشعبي لعنوان البريد الإلكتروني.
كيف تستطيع إنشاء توقيع بريد إلكتروني تتبع معي هذه الخطوات :
في قائمة أدوات (Tools)، انقر فوق خيارات (option).


ثم انقر فوق علامة التبويب تنسيق البريد (Mail Format).
ثم انقر فوق الزر تواقيع (signatures)


إنها دائمًا فكرة رائعة أن تقوم بتسمية التوقيع عندما تقوم بإنشائه. إذا لم تقم بكتابة اسمٍ، فسيقوم Outlook بتسمية التوقيع "بدون عنوان"، لا يبدو ذلك رائعًا، أليس كذلك؟ يمكنك أن تسمي التوقيع باسمك، أو أن تطلق عيه "توقيعي" أو اختر أي اسم تريده. إذا كنت تريد إنشاء عدة تواقيع، فستحتاج إلى استخدام المزيد من الأسماء الوصفية لتستطيع متابعة التوقيع الذي تريد استخدامه. ومن السهل معرفة المعلومات التي تتضمنها التواقيع المسماة، "توقيع العمل الخاص بي" أو "توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعائلة" وهكذا. فالأمر يرجع كليةً إليك.
كيف تستطيع تسمية توقيع بريد إلكتروني أثناء إنشائه:
قم بفتح مربع الحوار إنشاء توقيع (signature) كما هو موضح في المقطع السابق، ثم انقر فوق جديد(New)
أدخل اسمًا للتوقيع في هذا المثال سأكتب اسمي ولك حرية الإختيار.


انقر فوق التالي (next).

ثم اكتب ما ترغب في اظهاره على التوقيع الخاص بك كما هو واضح امامك بالشكل .
كيف تستطيع اختيار مظهر توقيع بريد إلكتروني أثناء القيام بإنشائه:
افتح مربع الحوار تحرير التوقيع كما هو موضح في القسم السابق، ثم اكتب النص الذي تريد.
انقر فوق الزر خط ثم قم بتحديد الخط ونمط الخط والحجم واللون.
يجب استخدام الزر فقرة لتحديد ما إذا كنت تريد محاذاة النص إلى اليسار أم اليمين أم توسيط النص.
ومن ثم انقر فوق انتهاء.


الطريقة الأخرى:

او انقر فوق خيارات متقدمة (Advanced Edit)وستظهر نافذة اختر منها الخيار نعم (Yes)

سينتقل بك تلقائي الى برنامج وورد ومن خلاله يمكن ان تنشئ توقيعك كما هو موضح في الشكل

مع متابعة عملية إنشاء توقيع بعد تسميته، ستقوم بإخبار Outlook بمضمون التوقيع. إذا قمت بكتابة النص فاضغط على المفتاح ENTER عند نهاية كل سطر. إذا قمت بالضغط على المفتاح ENTER في نهاية عنوان بريد إلكتروني، فسيتحول ذلك العنوان تلقائيًا إلى ارتباط تشعبي في التوقيع الخاص بك.
بعد ذلك يجب تحديد الخط وكيفية محاذاة النص. إن المحاذاة إلى اليمين هي ما يتوقعه معظم مستلمي الرسائل باللغة العربية، ولكن لا يمكن الجزم بذلك، فربما تريد وضع التوقيع في وسط الرسالة.
وعندما تشعر بالرضا عن التوقيع، انقر فوق إنهاء.
كيفية تحديد توقيع ليظهر في رسائل البريد الإلكتروني الجديدة:
انقر فوق التوقيع من هذه القائمة.
يقوم Outlook بتطبيق ذلك التوقيع على كافة الرسائل الجديدة كما هو موضح بالشكل ادناه .

إن هذا هو كل ما يجب القيام به للحصول على التوقيع جاهزًا للاستخدام.
عندما تقوم بإنشاء توقيع، يضعه Outlook في قائمة التوقيع الخاص بالرسائل الجديدة. ابدأ في إرسال رسائل جديدة. سيتم إدراج توقيعك تلقائيًا في الرسالة.
إذا كنت ترغب في إرسال رسائل بدون توقيع، فانقر فوق (بلا) في قائمة التوقيع الخاص بالرسائل الجديدة.

وحتى في حالة إدراج التوقيع في الرسالة تلقائيًا، يمكنك تعديل التوقيع لتلك الرسالة المعينة. قم فقط بتحديد نص التوقيع وكتابة ما تريد. على سبيل المثال، قد تريد استخدام خاتمة مختلفة أو عدم استخدام خاتمة على الإطلاق. إذا كنت ترغب في حذف توقيع تلك الرسالة، قم بتحديدها ثم اضغط على.DELETE
لتعديل توقيع مع تطبيق التغييرات على كافة الرسائل، يجب أن تبدأ بنفس الطريقة المتبعة لإنشاء توقيع. وعندما تصل إلى المربع إنشاء توقيع، قم بتحديد التوقيع الذي تريد تغييره، ثم انقر فوق تحرير(Edit).
والآن ما عليك سوى التطبيق على الدرس وذلك بإنشاء رسالة جديدة.
النتيجة : توقيع رائع