ما المقصود بدمج المراسلات
يمكنك في Word باستخدام أمر "دمج المراسلات" في قائمة "أدوات" من إنشاء رسائل نموذجية، أو طاعة عناوين على المغلفات البريدية، أو الطباعة على بطاقات العنونة البريدية. وتعتمد فكرة عمل أمر دمج المراسلات على قيام برنامج Word بدمج قاعدة بيانات سابقة سواء صممت باستخدام برنامج Word أو أية برامج أخرى مثل Excel أو Access أو Outlook ودمجها على مستند العمل في Word.
يمكنك استخدام دمج المراسلات في كتابة رسالة نموذجية مثل دعوة أو إعلان وطباعة هذه الرسالة إلى جميع المؤسسات المعنية حيث سيقوم أمر "دمج المراسلات" من طباعة نفس الرسالة لكل مؤسسة حسب بياناتها المخزنة في قاعدة البيانات لديك.
يمكنك على سبيل المثال طباعة عناوين جميع المؤسسات على أغلفة المظاريف حيث يقوم أمر دمج المراسلات بعد تحديد مواصفات المغلفات بطباعة اسم المؤسسة وعنوانها على المغلف حسب قاعدة البيانات السابقة.
يمكنك أيضاً من استخدام بطاقات العنونة البريدية وهي عبارة عن ملصق يمكن نزعه وإلصاقه على المغلف البريدي، وتتوفر هذه الملصقات بأحجام عديدة ويمكن تغذيتها إلى طابعة الليزر حيث يمكن أن يوجد على ورقة A4 30 ملصق، هنا يمكن باستخدام أمر دمج المراسلات من طباعة عناوين مختلفة على هذه البطاقات.
1 ملاحظة: يجب التركيز هنا على أن دمج المراسلات يتعامل مع نوعين من البيانات الأولى بيانات ثابتة وهي غالباً ما تكون نص الرسالة النموذجية وتسمى المستند الأساسي، والنوع الثاني من البيانات تكون متغيرة كأسماء الأشخاص وعناوينهم، وغالباً ما تكون مخزنة في صورة قاعدة بيانات.
1 ملاحظة: خطوات تنفيذ دمج المراسلات متشابه ولكن تختلف في مكان تحديد البيانات المدموجة إذا ما كانت موجودة في برنامج Word أو برنامج أخر.
مثال
في الشكل التوضيحي التالي يبين الرسالة النموذجية التي تمثل المستند الأساسي وعلى اليمين جدول يبين قاعدة بيانات لجميع المؤسسات المطلوب دمج بياناتهم مع المستند الأساسي للحصول على رسالة مطبوعة لكل مؤسسة.
¤ خطوات تنفيذ دمج المراسلات
سنقوم بشرح مثالين لتوضيح خطوات تنفيذ دمج المراسلات، وفي كل مثال سنقوم بالتعامل مع أنواع مختلفة من البيانات.
بيانات في ملف Word.
بيانات في ملف Excel.
¿ البيانات المدمجة في جدول Excel.
يوفر لك برنامج Excel مرونة كبيرة في التعامل مع البيانات وإجراء الحسابات العديدة على البيانات للحصول على بيانات هامة. سنقوم بشرح خطوات تنفيذ دمج المراسلات من بيانات في برنامج Excel، وفي هذا المثال سنقوم بطباعة كشوف درجات لمجموعة من الطلبة حيث أن بيانات الدرجات مخزنة في جدول Excel.
" قم بتصميم نموذج كشف الدرجات واحفظه باسم "كشف درجات" في المجلد My Documents (كشف الدرجات موضح في الشكل أدناه.
" قم باستخدام برنامج Excel بإدخال بيانات الطلبة ودرجاتهم في واحسب المعدل لدرجات كل طالب.
1 ملاحظة: لا تستخدم مسافة فارغة بين كلمات أسماء الحقول التي ستستخدمها في دمج المراسلات إذا كانت أكثر من كلمة واستخدم إشارة _ بدلاً من الفراغ حتى تعتبر كلمة واحدة.
يوضح الشكل التالي بيانات الطلبة ودرجاتهم كما أدخلت في برنامج Excel وحفظت في ملف باسم "درجات" في المجلد My Documents.
1 ملاحظة: يجب أن تعرف مسبقا موقع البيانات في جهازك حتى يسهل عليك إيجادها خلال تنفيذ خطوات دمج المراسلات وهنا الملف من نوع Excel.
" اختر الأمر "دمج مراسلات" من قائمة "أدوات".
" سيظهر لك مربع حوار "مساعد دمج المراسلات" يحتوي على ثلاثة خطوات.
" في الخطوة الأولي اضغط على مفتاح "إنشاء" واختر الأمر "رسائل نموذجية".
" اختر من مربع الحوار الإطار النشط لتتمكن من الدمج مع المستند الأساسي للرسالة النموذجية.
" سيقوم مربع حوار "مساعد دمج المراسلات" بتنشيط المفتاح "تحرير" لتحرير الرسالة النموذجية والمفتاح "إحضار البيانات" لفتح البيانات المطلوب دمجها مع الرسالة النموذجية.
" اضغط على المفتاح "إحضار البيانات" واختر الأمر "فتح مصدر البيانات".
" حدد الملف المطلوب من قائمة الملفات وهنا سنحدد الملف درجات من نوع Excel.
" سيقوم الكمبيوتر بفتح ملف Excel وسيظهر لك مربع حوار Excel حدد خيار "جدول البيانات بأكمله".
" اضغط على المفتاح "موافق".
" اضغط على مربع حوار Word "تحرير المستند الأساسي".
" ينتهي عمل مربع الحوار "مساعد دمج المراسلات" بإظهار شريط الأدوات "دمج مراسلات".
" اضغط على الزر "إدراج حقل دمج" ولاحظ الحقول المدرجة في القائمة المنسدلة كما في الشكل أعلاه.
" ضع نقطة الإدراج في المكان المحدد لاسم الطالب ومن القائمة المنسدلة "إدراج حقل دمج" اختر الحقل "اسم_الطالب".
" في المكان المخصص لإظهار درجة الطالب في مقرر اللغة الإنجليزية ضع نقطة الإدراج واختر ومن القائمة المنسدلة "إدراج حقل دمج" الحقل "إنجليزي".
" كرر الخطوة السابقة حتى حقل "المعدل".
وبالتالي تمت عملية دمج البيانات من جدول Excel في كشف درجات Word.
1 ملاحظة: يجب أن تكون نقطة الإدراج في وضع الظهور والاختفاء (وميض) ولن تعمل حقول الدمج إذا كانت الخلية محددة.
الخميس أكتوبر 15, 2009 9:55 pm
